כנס גדול — איך לסחוט ממנו תוכן שיווקי לשנה

אתה משקיע חצי שנה והרבה מאוד כסף על כנס יום שלם. מאות משתתפים, מרצים, מקום מרשים, קייטרינג, הפקה. ויום אחרי הכנס — אתה מקבל סרטון סיכום קצר. וזהו. ומהר מאוד הכנס נשכח, וכל מה שהושקע בו נשאר ביום אחד.

זה לא איך שזה צריך להיות.

כנס הוא אחד המקומות הבודדים שבהם כל מה שהחברה שלך רוצה להגיד נמצא באותו חדר: המרצים, הלקוחות, השותפים וההנהלה. אם מתכננים את התיעוד נכון, יוצאים ממנו עם מלאי של חומרים שממשיכים לעבוד הרבה אחרי שהאולם התרוקן — הרצאות, קליפים, סטילס, וחומר גלם להזמנה לכנס הבא. זה ה-ROI האמיתי של כנס: לא כמה עלה היום עצמו, אלא בכמה מקומות הוא ממשיך לעבוד אחריו. הנה איך בונים את זה, מתוך מה שלמדנו ב-8 השנים שלנו בשטח.

הרבה מהחומר הטוב נקבע עוד לפני שהמצלמה נדלקת. צוות שמגיע בלי מידע מצלם "כנס" באופן כללי. צוות שקיבל את התמונה המלאה יודע איפה לעמוד ומתי. לפני כל כנס אנחנו מבקשים:

ומכאן החלק ההתייעצותי: אחרי שאנחנו שומעים על הכנס, אנחנו אומרים מה באמת צריך — ומה לא. לא כל כנס צריך סטרימינג חי. רחפן DJI Inspire 3 עם מטיס בעל רישיון רת״ע יכול לפתוח כנס שמתקיים במתחם פתוח, אבל כשכל הכנס מתקיים באולם סגור, לרוב אין בו צורך. בכנס עובדים, תחנת מגנטים עם המיתוג של החברה נותנת לכל משתתף מזכרת ביד. ויום עיון קטן לפעמים לא צריך יותר מצלם סטילס וצלם וידאו. כנס גדול עם כמה אולמות במקביל הוא כבר סיפור אחר, ובאירועים כאלה דודו מנהל את הצוות בשטח.

אותו חומר גולמי יכול לשרת עוד הרבה ערוצים, בתנאי שחושבים עליהם מראש:

MUNIEXPO 2025, כנס השלטון המקומי, הוא דוגמה טובה. עבור משכל הפקנו את סרטון ההזמנה לכנס, תיעדנו את הכנס עצמו בווידאו רב-מצלמה, סטילס ורחפן, ובנוסף יצא סרטון מאחורי הקלעים של הצוות שלנו בעבודה. שלושה תוצרים שונים, לשלושה שימושים שונים, מאותה עבודה.

בכנס של ארגון מנהלי הבריכות במלון דניאל (היום Brown) צילמנו לא רק את אולם המליאה אלא גם את אזור התערוכה. מציגים וספונסרים משקיעים בנוכחות שלהם בכנס, ותמונה טובה של הדוכן עם קהל סביבו היא בדיוק מה שהם צריכים אחרי — ומשהו שמארגן הכנס יכול לתת להם ביד כשהוא מזמין אותם לשנה הבאה.

בכנס Advancing Renewable Energy של המרכז לאנרגיה ירוקה באוניברסיטה העברית צילמנו את מושב הפוסטרים: חוקרים ליד העבודה שלהם, מסבירים אותה לקהל. בכנס אקדמי זה החומר שכל חוקר רוצה לעצמו, והוא נעלם אם לא מתכננים לצלם אותו.

וכשלקוח חוזר שנה אחרי שנה, כמו ארגון עובדי מזרחי טפחות — כנס העובדים ב-2024, אירועי החנוכה ב-2024 וב-2025 — כבר לא מתחילים מאפס. יש ארכיון, יש שפה ויזואלית, ויודעים מה עבד בפעם הקודמת.

לא נבטיח לך אחוז החזר על הכנס. מי שנותן מספר כזה לפני שראה את הכנס שלך — מנחש. מה שכן אפשר לעשות זה לעקוב אחרי מה שבשליטתך:

אם אחרי כמה חודשים נשאר רק סרטון סיכום אחד באתר, זה סימן שהחומר לא נוצל — לא שהכנס לא היה שווה.

את שיחת התכנון כדאי להתחיל 4-6 שבועות לפני הכנס, לא ביום שאחרי. זה הזמן לתאם עם צוות השיווק שלך מה הוא צריך, ולתת לנו לבנות את ההפקה סביב זה. כנס של מעל 1,000 איש — לפחות חודשיים מראש.

כל הפקה נתפרת לכנס הספציפי: גודל, מספר אולמות, סטרימינג, רחפן, ומה עושים עם החומר אחרי. לכן מתחילים בשיחה קצרה, ואחריה מגיעה הצעה כתובה שמתאימה בדיוק למה שצריך. כשאתה מתקשר, דודו עונה אישית, והצוות שמגיע לכנס הוא הצוות שעובד איתנו כל השנה.