צ'קליסט תיעוד כנס: 14 דברים שאם לא תוודא, תאבד את הקמפיין
14 דברים לסגור לפני הכנס, במהלכו ואחריו: מאישורי פרסום מהמרצים ועד סאונד ישיר מההגברה. הרשימה שאנחנו עוברים עליה לפני כל כנס.
תיעוד כנס הוא לא מצלמה אחת בסוף האולם. הכנס עצמו נגמר אחרי יום או יומיים, והחומר ממשיך לעבוד הרבה אחרי: קליפים ללינקדאין, הרצאות מלאות לאתר או להדרכה פנימית, תמונות להזמנה של השנה הבאה, סרטון סיכום להנהלה. הרבה ממה שמשתבש בתיעוד כנס נקבע עוד לפני היום עצמו, בשאלות שאף אחד לא שאל.
זו הרשימה שאנחנו עוברים עליה בשיחת ההיכרות לפני כנס. היא נבנתה בשטח, מ-MUNIEXPO 2025 שתיעדנו עבור משכל ועד כנס העובדים של יומיים של ארגון עובדי מזרחי טפחות. 14 סעיפים, בשלושה שלבים.
- 01מה עושים עם החומר אחרי. לפני שמדברים על מצלמות, מחליטים על השימוש. הרצאה שרוצים לפרסם במלואה צריכה מצלמה צמודה למרצה לאורך כל הזמן וסאונד נקי. רילס צריכים מסגור אנכי כבר בזמן הצילום. תמונות להנהלה צריכות מישהו בצוות שיודע מי ההנהלה.
- 02אישורי פרסום מהמרצים. כל מרצה מסכים שההרצאה שלו תעלה לרשת? יש שקפים עם נתוני לקוחות שאסור להראות? עדיף לשאול כבר בהזמנה למרצים מאשר לגלות אחרי העריכה שההרצאה הכי טובה לא יכולה לצאת.
- 03תאורת הבמה. תאורה שנראית מרשימה לקהל יכולה לשרוף פנים במצלמה, ומסך מקרן בהיר מאחורי המרצה הופך אותו לצללית. מדברים עם ספק התאורה מראש. לאולם מלון בלי חלונות ועם תאורה צהובה אנחנו מגיעים עם תאורה משלנו.
- 04סאונד ושידור חי. מי נותן לנו יציאת סאונד מעמדת ההגברה? אם יש שידור חי, מה קורה כשהאינטרנט של המלון נופל? אנחנו לא חברת הגברה, אבל עובדים עם הספקים שלכם, ובשידור חי מגיעים עם אינטרנט גיבוי שתופס אוטומטית.
- 05לו"ז מלא ורשימת רגעים שקורים פעם אחת. נאום המנכ"ל, חלוקת פרסים, תמונה קבוצתית של ההנהלה. מי שמצלם צריך לדעת מתי הם קורים ואיפה לעמוד. כדאי להתחיל לתאם 4-6 שבועות מראש, ובכנס של מעל אלף משתתפים חודשיים לפחות.
- 01רב-מצלמה. לפחות שלוש זוויות: שוט רחב של הבמה, קרוב על המרצה, וקהל שמגיב. עם מצלמה אחת אין בין מה לחתוך, והעריכה יוצאת שטוחה.
- 02סאונד ישיר מההגברה. מיקרופון של מצלמה בסוף האולם מקליט הד, שיעולים וכיסאות שזזים. הקו הישיר מעמדת ההגברה הוא ההבדל בין הרצאה שאפשר לפרסם לבין הרצאה שנשארת במגירה.
- 03צלם סטילס נפרד. פני מרצים, קהל מגיב, שיחות בהפסקה, הצוות הבכיר ביחד. פריים שנחתך מווידאו הוא לא תמונה לכתבה או לאתר.
- 04עריכה תוך כדי. עורך בעמדת מוניטור חותך את הרגעים החזקים בזמן אמת, כך שקליפים קצרים מוכנים לפרסום מהר אחרי הסיום, כשהכנס עוד מדובר.
- 05איש קשר אחד מולנו. מישהו מהצד שלכם שמכיר את הלו"ז ויודע לעדכן כשמשהו זז. מהצד שלנו, באירועים גדולים דודו מנהל את הצוות בשטח, כך שלכל שינוי יש כתובת אחת.
- 01קליפים קצרים וסטילס. קליפים ללינקדאין ולסטוריז מהר אחרי הסיום, ותמונות סטילס כבר למחרת.
- 02סרטון סיכום מלא. תוך 14 יום. סרטון אירוע אמיתי הוא עבודה, ואנחנו לא מקצרים אותה בשביל "וואו" של רגע.
- 03הרצאות מלאות, ערוכות. תוך שבועיים. כל מרצה מקבל את ההרצאה שלו ערוכה עם השקפים ועם המיתוג של הכנס, וכשהוא מפרסם אותה אצלו, הכנס שלכם מגיע גם לקהל שלו.
- 04כל החומר, בכל הפורמטים. אופקי לאתר וליוטיוב, אנכי לרילס ולסטוריז, ריבועי לפיד. ובסיום הכנס, דיסק קשיח עם כל החומר הגולמי והקליפים שכבר נחתכו במהלך היום.
הרבה מהכנסים ואירועי החברה בדרום קורים במלונות ים המלח. שם תיעדנו את אירוע החברה של פייזר, את ערב ההוקרה לעובדים של TCS Dead Sea ואת כנס העובדים של ארגון עובדי מזרחי טפחות. לשטח הזה יש כללים משלו:
- 01חום. בקיץ מצלמה שמצלמת וידאו ברצף בחוץ נכבית, וסוללות נגמרות מהר. צריך צינון לציוד וכפול סוללות.
- 02אור. אור הצהריים בלי צל טבעי יוצר צללים קשים על פנים, ולכן צילומי חוץ מתכננים לשעות המוקדמות והמאוחרות.
- 03אין חנות ציוד ברדיוס שעה. מה שלא הגיע איתנו לא יגיע. גוף רזרבי וגיבוי לכל דבר הם חלק מהתכנון, לא תוספת.
- 04רחפן. פתיחת כנס מהאוויר נשמעת פשוט, אבל סביב ים המלח יש אזורים עם מגבלות טיסה. את האישור מסדירים לפני היום עצמו, לא בבוקר הכנס.
בכנס של יומיים הצוות מגיע יום לפני ונשאר עד הסוף, ואיפה ישנים, מתי טוענים ומי מצלם מה נסגר מראש.
אין לנו חבילת כנס אחידה. כנס מקצועי במלון, כמו הכנס של ארגון מנהלי הבריכות במלון דניאל, צריך משהו אחר מ-MUNIEXPO, התערוכה של עולם השלטון המקומי. אחרי שאנחנו שומעים על הכנס שלכם, כמה משתתפים, כמה אולמות, אם יש שידור חי ומה תרצו לעשות עם החומר אחר כך, אנחנו מייעצים מה באמת צריך, ולא יותר מזה.
כל הפקה נתפרת לאירוע: שיחה קצרה, ואחריה הצעה כתובה. בית ההפקה שלנו יושב בבאר שבע, ומשם אנחנו יוצאים לכנסים בים המלח, בנגב ובכל הארץ. דודו עונה אישית, והצוות שמגיע לכנס הוא הצוות שעובד איתנו כל השנה.
קחו את הרשימה הזו לשיחה עם כל בית הפקה שאתם שוקלים. מי שתיעד כנסים יענה על רוב הסעיפים בלי לחשוב פעמיים. אם התשובות מעורפלות, גם זו תשובה.
עוד בנושא
שירותי צילום ווידאו בערד ובדימונה — מה באמת צילמנו בנגב המזרחי, ומה זה דורש
סרטון תדמית למתנ״ס ערד, סרטון לשיטור העירוני, תיעוד בנייה מתמשך בשכונת השחר בדימונה מ-2024 וסרטון גיוס לכיתת הכוננות של העירייה. מה עשינו בפועל בערד ובדימונה, ומה לקוח בנגב צריך לדעת לפני שהוא סוגר צלם.
צילום כנס בים המלח — מה שונה שם, ולמה זה לא כמו כנס בתל אביב
חום שמכבה סוללות, אור קשה שהורג פרצופים, ואפס חנות ציוד ברדיוס שעה נסיעה. מה שלמדנו מכנסים תאגידיים במלונות ים המלח.
אירוע חברה גדול בדרום — צוות, רב-מצלמה ולוגיסטיקה
מתי צלם אחד כבר לא מספיק, איך מכסים פאנל בשלוש מצלמות, ולמה אירוע שפרוס על פארק שלם דורש תכנון אחר לגמרי. מ-MUNIEXPO ועד יום הכיף של ארגון עובדי מזרחי טפחות.