12 שאלות שחובה לשאול צלם אירועי חברה לפני שאתם חותמים

אירוע חברה הוא רגע שבו ארגון מדבר עם העובדים שלו, עם הלקוחות ועם עצמו. ובכל זאת, את מי שיתעד אותו בוחרים לא פעם לפי תמונה יפה אחת באינסטגרם ושיחה של שתי דקות. התוצאה מוכרת: סרטון שמגיע כשאף אחד כבר לא מדבר על האירוע, תמונות שלא מתאימות ללינקדאין, ואין חומר שאפשר לבנות ממנו משהו אחרי.

אנחנו ב-DD-ARTMEDIA מתעדים כנסים, ימי כיף ואירועי חברה מאז 2018: MUNIEXPO 2025 עבור משכל, כנס העובדים של ארגון עובדי מזרחי טפחות בים המלח, שלושת ימי הגיבוש של תבל בניצנים. אלה 12 השאלות שהיינו רוצים שכל מנהל אירוע ישאל אותנו, וכל ספק אחר, לפני שחותמים.

תשובה חלשה: "אנחנו מצלמים הרבה אירועים". תשובה טובה מגיעה עם שמות ודוגמאות מאותו עולם, כי כנס מקצועי, יום כיף וערב הוקרה הם שלושה אירועים שונים. למי שמארגן כנס עם תערוכה נראה את כנס ארגון מנהלי הבריכות במלון דניאל, למי שמתכנן ערב לעובדים את ערב ההוקרה של TCS Dead Sea, ולמי שמתכנן יום כיף גדול את היומיים של ארגון עובדי מזרחי טפחות בפארק המים ממדיון.

באולם בלי חלונות עם תאורה צהובה, או במלון בים המלח בצהרי הקיץ, ההחלטות החשובות נקבעות לפני היום עצמו. בסיור מקדים, או לפחות בשיחה מסודרת עם מנהל המקום, מסמנים מאיפה מצלמים את הבמה, איפה עומדת עמדת הווידאו, מאיפה מגיע הסאונד ואיפה האור יפריע. ספק שאומר "נסתדר שם" יסתדר על חשבון התמונות שלכם.

מי מצלם סטילס, מי אחראי על הווידאו, מי מטיס את הרחפן ומי מנהל את הצוות בשטח? והאם אלה אנשים שעובדים יחד באופן קבוע, או צוות שהורכב מקבלני משנה לאותו ערב? אצלנו דודו, שהקים את בית ההפקה, עונה לטלפון בעצמו ובאירועים גדולים מנהל את הצוות שלו בשטח. הצוות צמוד, בלי outsourcing: 2-4 צלמים לפי היקף האירוע, ובכנסים גם וידאו רב-מצלמה.

תשובה חלשה: "תשלחו ביום האירוע". הלו״ז הוא כלי העבודה המרכזי של צוות צילום: ממנו מחליטים מי נמצא איפה בכל רגע, מי על נאום המנכ״ל, מי על הקהל ומתי הרחפן באוויר. בקשו תכנון צילום שנבנה על הלו״ז שלכם ומסמן את הרגעים שאסור לפספס. באירוע של יומיים, כמו כנס העובדים של מזרחי טפחות, גם הלוגיסטיקה נסגרת מראש: מתי הצוות מגיע, איפה ישנים ומי מצלם מה.

לא "בקרוב", אלא לוח זמנים לכל תוצר בנפרד. בכנסים שאנחנו מתעדים ריילס קצרים לרשתות יוצאים מהר אחרי האירוע, הסטילס הערוכים מגיעים יום למחרת, סרטון הסיכום המלא תוך 14 יום וההרצאות המלאות תוך שבועיים. סרטון סיכום אמיתי הוא עבודת עריכה, ומי שמבטיח אותו למחרת בבוקר כנראה מוותר על משהו בדרך.

בקשו הצעה כתובה ומפורטת: כמה אנשי צוות ובאילו תפקידים, כמה שעות, אילו סרטונים ובאיזה אורך, באילו פורמטים (רוחבי לאתר, אנכי לסטוריז), מתי מגיע כל תוצר ואיך עובדים סבבי ההערות. אצלנו אין חבילה אחידה. קודם שיחת היכרות על האירוע, אחר כך ייעוץ על מה באמת צריך ומה מיותר, ורק אז הצעה כתובה שתפורה לאירוע. לפעמים המסקנה היא שאתם צריכים פחות ממה שחשבתם.

באירוע במלון או במתחם עם דרישות משלו, ביטוח ואישורים הם חלק מהעבודה. בקשו לראות את המסמכים בכתב לפני האירוע. אם יש רחפן בתוכנית, שאלו מי מטיס, האם יש לו רישיון מטיס בתוקף של רת״ע ומי דואג לאישור הטיסה. סביב ים המלח, למשל, יש אזורים עם מגבלות טיסה, ואצלנו האישור מוסדר לפני היום עצמו. הרחפן שלנו, DJI Inspire 3, בבעלותנו, ומי שמטיס אותו הוא חלק מהצוות הקבוע.

טריילר של דקה בנוי מהשניות הכי טובות של יום שלם. כדי להבין את הסטנדרט, בקשו תוצר מלא מאירוע דומה: סרטון סיכום, הרצאה ערוכה, או גלריה שלמה ולא עשר תמונות נבחרות. שם רואים אם הסאונד של הנואם נקי, אם הקהל מתועד ולא רק הבמה, ואם לסרט יש התחלה, אמצע וסוף.

מצלמה שנתקעת, סוללה שנגמרת בחום של ים המלח, מרצה שמחליף סדר באמצע. התשובה שאתם מחפשים היא לא רשימת ציוד אלא תוכנית: מי מחליף את מי, ומי מדבר עם מנהל האירוע כשהלו״ז זז. גוף מצלמה רזרבי וסוללות כפולות הם הבסיס, אבל מה שמציל אירוע הוא צוות שמכיר את עצמו ויודע להגיב בלי לעצור את הערב.

סרטון לסטוריז ולריילס בנוי אחרת: קומפוזיציה, קצב, מרחק מהמצולם. חיתוך מצילום רוחבי עובד לפעמים, אבל אם אתם מתכננים להעלות ריילס מהאירוע, כדאי שהתוכן האנכי יתוכנן מראש כתוצר בפני עצמו, עם מישהו שאחראי עליו ביום האירוע.

אם צוות השיווק רוצה להעלות סטורי או פוסט ללינקדאין כשהאירוע עוד בעיצומו, זה צריך להיות מתוכנן: מי עורך, מתי ולמי שולחים. בכנסים שאנחנו מתעדים עורך נוסף בעמדת מוניטור יכול לחתוך את הקליפים החזקים תוך כדי, כך שהקליפים הקצרים מוכנים מהר אחרי הסיום.

אף הפקה לא מושלמת בסבב הראשון, ומי שמבטיח שאצלו אין טעויות לא מספר לכם את כל האמת. השאלה היא מה קורה אחר כך. אצלנו העריכה כוללת סבב הערות פתוח, ומשפרים עד שהתוצאה מרגישה לכם נכונה. שאלו גם איפה נשמרים החומרים אחרי המסירה, באיזו גלריה דיגיטלית, ולמי יש גישה.

ספק שמתחמק מכמה מהשאלות האלה, או עונה על כולן ב"אל תדאגו", הוא לא הספק לאירוע שלכם. מקצועיות באירוע חברה היא לא רק מצלמה טובה, אלא היכולת להבין מה הארגון מנסה להגיד, להתחבר לאנשים שמול העדשה ולהגיע ביום עצמו עם תוכנית.

רוצים לעבור על השאלות האלה איתנו? מתקשרים, ודודו עונה אישית. שומעים על האירוע, מייעצים מה באמת צריך ושולחים הצעה כתובה. כל הפקה נתפרת לאירוע שלה.